背景
由2023年3月6日起，医院管理局（“医管局“）发出的医生证明书（俗称病假纸）会采用电子签署及设有电子版本，取代传统的人手签署纸本证明书。
目前，这些电子医生证明书只能由医管局签发，并非由私人诊所或医生签发，因为会有二维码认证系统，所以伪造或假冒的风险有限。雇主应注重熟习二维码系统，使人力资源部门可以通过扫描二维码并输入雇员的姓名和病假日期来验证电子病假纸的真实性。
此外，与任何形式的数据一样，雇主也应采取措施保护雇员个人详细信息的隐私、安全和机密。随着数字化，雇主在存储和读取这些电子病假纸时应该更加小心。
安全地存储雇员的医疗记录
医管局鼓励病人选用电子病假纸，但现阶段仍然会为病人列印以电子签署的医生证明书。
现阶段没有专门针对电子记录存储的法定要求。雇主可以选择保存电子版或纸本版，但公司的政策需要考虑到私人诊所和医院将继续签发纸本证明书。如果公司完全采用电子记录，则可能需要扫描纸本证明书并将其保存到系统中。
雇主应继续为所有雇员备存清晰和最新的记录，注意《雇佣条例》（第 57 章）（“EO”）规定雇主须记录所有雇员的病假日数。这同样适用于备存产假和支付产假薪酬记录的要求。
确保个人数据隐私和安全
如使用外部云端储存提供商储存数据，应格外小心以确保机密性并遵守《个人资料（私隐）条例》（第 486 章）（“PDPO”），因为有可能会存在安全漏洞。
此外，作为一种良好的行事方式，雇主应告知员工其健康数据的保留期限。对于保留电子健康数据并没有法定的要求，但雇主可以遵循 EO 提供的备存工资及雇佣纪录的规定。EO 第 49A 条要求雇主无论何时均须备存及保存一份纪录，列明每名雇员在过去12个月雇佣期内的工资及雇佣历史。
然而，根据香港个人资料私隐专员公署（“私隐公署”）于2016年4月发布的《人力资源管理实务守则》第 4 条（“实务守则”），雇主不应保留前雇员的个人资料超过7年，由前雇员离职日期起计，除非有具体理由或前雇员给予订明同意可将有关资料保留超过7年。具体理由规定雇主需保留有关资料包括但不限于正在进行的民事或刑事诉讼。
对于雇员健康状况资料的存储和系统安全，目前没有雇主必须遵守的法定要求。但是，实务守则提供了雇主可以遵循的关于收集、分享、使用和保管员工健康状况资料的指南。这些指南包括但不限于：
- 持续为雇员提供训练。
- 查阅及处理个人资料受“需要知道”及“需要使用”的原则所规定。
- 进行随机审查，以确保有关职员按照程序办事。
- 确保采用适当的保安措施，包括使用户口名称及密码；加密软件；指定的电脑终端机；安装追查记录设施或安装可侦测查阅该资料的失败尝试的警告设施；作出系统设定，在停用一段时间后自动退出该系统；以及禁止将与雇佣有关的个人资料的非授权副本抄录在分布式的电脑内。
- 如雇主雇用第三者代为履行任何人力资源管理职能，则必须采取合约规范方法或其他方法，以确保有关第三者采取适当的保安措施，以保障该雇佣资料。例如雇主可制订合约，对如何传输或处理资料作出管制，以及规定代理须采取措施，以确保可查阅有关资料的职员有良好操守，审慎态度及能胜任有关工作。
- 收集必须和直接有关的目的的健康状况资料。无关或不必要的健康状况资料不应被收集。雇主只需获得申请病假所需的最低限度的资料，已核实或计算雇员有资格申请的病假，但却毋需知道雇员在治疗方面的详情。
- 如需向第三者披露资料，例如保险商，雇主应提示接受文件者只限将有关资料使用于与该资料的披露目的直接有关的用途。
- 把前雇员的个人资料与现职雇员的资料分开，以加强保安。
- 如有资料外泄，雇主应尽快通知有关雇员及私隐公署。
- 在发出载有个人资料的电子邮件给雇员时应加上“机密”或“限制”的字眼。
雇主注意 -如何避免病假被滥用
由医管局发出的医生证明书都印有经加密的二维码，令雇主可核实有关电子证明书。这个统一的系统允许核实病假纸，以最大限度地减少受滥用。
此外，雇主可以审查他们当前的病假政策，以确保他们的雇员在申请病假时有清晰的指引。通常采用的政策包括如果雇员希望请病假，则需要提供病假纸，以及公司可选择由雇主指定的诊所或医生征求第二个医疗意见。
香港智慧医疗的兴起
鉴于智慧医疗的发展，雇主应审查现有的雇佣合约和手册，并根据需要修改病假、产假和工伤政策。
随着电子病假纸的推出，雇主可以不再需要正本的纸本证明书，而只需使用电子格式作为证明便可。无需等待雇员返回工作岗位，只需让他们把电子医生证明书上传到公司系统或在指定时间内将电子医生证明书通过电子邮件发送给相关雇员即可。
此外，如果没有把 EO之前的更新反映在雇佣手册内，也可以将这些更新纳入其中。例如，病假包括看医生，以及作为门诊病人或住院病人的检查。对于与怀孕或产后医疗有关的雇员体检，雇主应注意，如果雇员有出示医生证明书或出席证明书，该缺勤则将被视为病假
如果采用电子通知和存储系统，公司还可以考虑是否可以在系统中内置通知保险公司的提示。
联系人
杨芷彤 (Felda Yeung)，合伙人
Tel +852 3405 7674
feldayeung@gallhk.com
