背景
由2023年3月6日起，醫院管理局（“醫管局“）發出的醫生證明書（俗稱病假紙）會採用電子簽署及設有電子版本，取代傳統的人手簽署紙本證明書。
目前，這些電子醫生證明書只能由醫管局簽發，並非由私人診所或醫生簽發，因為會有二維碼認證系統，所以偽造或假冒的風險有限。雇主應注重熟習二維碼系統，使人力資源部門可以通過掃描二維碼並輸入僱員的姓名和病假日期來驗證電子病假紙的真實性。
此外，與任何形式的數據一樣，雇主也應採取措施保護僱員個人詳細信息的隱私、安全和機密。隨著數字化，雇主在存儲和讀取這些電子病假紙時應該更加小心。
安全地存儲僱員的醫療記錄
醫管局鼓勵病人選用電子病假紙，但現階段仍然會為病人列印以電子簽署的醫生證明書。
現階段沒有專門針對電子記錄存儲的法定要求。雇主可以選擇保存電子版或紙本版，但公司的政策需要考慮到私人診所和醫院將繼續簽發紙本證明書。如果公司完全採用電子記錄，則可能需要掃描紙本證明書並將其保存到系統中。
雇主應繼續為所有僱員備存清晰和最新的記錄，注意《僱傭條例》（第 57 章）（“EO”）規定雇主須記錄所有僱員的病假日數。這同樣適用於備存產假和支付產假薪酬記錄的要求。
確保個人數據隱私和安全
如使用外部雲端儲存提供商儲存數據，應格外小心以確保機密性並遵守《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）（“PDPO”），因為有可能會存在安全漏洞。
此外，作為一種良好的行事方式，雇主應告知員工其健康數據的保留期限。對於保留電子健康數據並沒有法定的要求，但雇主可以遵循 EO 提供的備存工資及僱傭紀錄的規定。 EO 第 49A 條要求雇主無論何時均須備存及保存一份紀錄，列明每名僱員在過去12個月僱傭期內的工資及僱傭歷史。
然而，根據香港個人資料私隱專員公署（“私隱公署”）於2016年4月發布的《人力資源管理實務守則》第 4 條（“實務守則”），雇主不應保留前僱員的個人資料超過7年，由前僱員離職日期起計，除非有具體理由或前僱員給予訂明同意可將有關資料保留超過7年。具體理由規定雇主需保留有關資料包括但不限於正在進行的民事或刑事訴訟。
對於僱員健康狀況資料的存儲和系統安全，目前沒有雇主必須遵守的法定要求。但是，實務守則提供了雇主可以遵循的關於收集、分享、使用和保管員工健康狀況資料的指南。這些指南包括但不限於：
- 持續為僱員提供訓練。
- 查閱及處理個人資料受“需要知道”及“需要使用”的原則所規定。
- 進行隨機審查，以確保有關職員按照程序辦事。
- 確保採用適當的保安措施，包括使用戶口名稱及密碼；加密軟件；指定的電腦終端機；安裝追查記錄設施或安裝可偵測查閱該資料的失敗嘗試的警告設施；作出系統設定，在停用一段時間後自動退出該系統；以及禁止將與僱傭有關的個人資料的非授權副本抄錄在分佈式的電腦內。
- 如雇主僱用第三者代為履行任何人力資源管理職能，則必須採取合約規範方法或其他方法，以確保有關第三者採取適當的保安措施，以保障該僱傭資料。例如雇主可製訂合約，對如何傳輸或處理資料作出管制，以及規定代理須採取措施，以確保可查閱有關資料的職員有良好操守，審慎態度及能勝任有關工作。
- 收集必須和直接有關的目的的健康狀況資料。無關或不必要的健康狀況資料不應被收集。雇主只需獲得申請病假所需的最低限度的資料，已核實或計算僱員有資格申請的病假，但卻毋需知道僱員在治療方面的詳情。
- 如需向第三者披露資料，例如保險商，雇主應提示接受文件者只限將有關資料使用於與該資料的披露目的直接有關的用途。
- 把前僱員的個人資料與現職僱員的資料分開，以加強保安。
- 如有資料外洩，雇主應盡快通知有關僱員及私隱公署。
- 在發出載有個人資料的電子郵件給僱員時應加上“機密”或“限制”的字眼。
雇主注意 -如何避免病假被濫用
由醫管局發出的醫生證明書都印有經加密的二維碼，令雇主可核實有關電子證明書。這個統一的系統允許核實病假紙，以最大限度地減少受濫用。
此外，雇主可以審查他們當前的病假政策，以確保他們的僱員在申請病假時有清晰的指引。通常採用的政策包括如果僱員希望請病假，則需要提供病假紙，以及公司可選擇由雇主指定的診所或醫生徵求第二個醫療意見。
香港智慧醫療的興起
鑑於智慧醫療的發展，雇主應審查現有的僱傭合約和手冊，並根據需要修改病假、產假和工傷政策。
隨著電子病假紙的推出，雇主可以不再需要正本的紙本證明書，而只需使用電子格式作為證明便可。無需等待僱員返回工作崗位，只需讓他們把電子醫生證明書上傳到公司係統或在指定時間內將電子醫生證明書通過電子郵件發送給相關僱員即可。
此外，如果沒有把 EO之前的更新反映在僱傭手冊內，也可以將這些更新納入其中。例如，病假包括看醫生，以及作為門診病人或住院病人的檢查。對於與懷孕或產後醫療有關的僱員體檢，雇主應注意，如果僱員有出示醫生證明書或出席證明書，該缺勤則將被視為病假
如果採用電子通知和存儲系統，公司還可以考慮是否可以在系統中內置通知保險公司的提示。
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楊芷彤，(Felda Yeung)，合夥人
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