勞資事務焦點動態: 2019冠狀病毒病(COVID-19)疫情期間居家辦公

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2019冠狀病毒病(COVID-19)疫情期間,越來越多的人開始居家辦公。本文將探討居家辦公的法律意義。

1. 初步問題

a. 居家辦公的權利

香港目前還未有居家辦公的法定權利。在某些情況下,僱傭合同可能允許員工居家辦公。而在沒有合同約定的情況下,勞資雙方也可以約定居家辦公的條件。  

b. 何為居家辦公?

居家辦公是員工在家里工作的一種安排。這種安排可能是為了應對特殊情況的臨時安排,也可以是永久安排。  

不過,居家辦公並不會改變工作時間或性質。員工仍要遵守僱傭合同和/或員工政策(如有)。僱傭條款的任何變更都需要雇人單位和員工雙方的同意。

2. 適合居家辦公的因素

在決定是否需要居家辦公時,應考慮以下因素:——

a. 員工職責

員工職責與工作性質對是否居家辦公有著很大影響。通常,只有可以使用技術在室內開展工作的員工才能居家辦公。同時還要考慮員工的職權級別、是否需要面對面交流以及上下級關係等因素。此外,員工還應當證明居家辦公不會影響工作的質量和效率。  

b. 員工的個人特點

在考慮員工是否適合居家辦公時,除了員工職責以外,員工的個人特點和技能也是應當考慮的因素。這些特點包括: 

i. 獨立工作的能力; 

ii. 主觀能動性和自律能力;

iii. 有效管理時間的能力;

iv. 員工應能得心應手地使用技術獲取與工作相關的資料和溝通;

v. 工作與生活互不影響的能力。  

在此方面,允許員工居家辦公之前,還可考慮員工的近期表現和績效、警告等個人紀錄。

c. 家中環境 

員工應當擁有不被他人打擾的私密空間用於辦公,同時還要有穩定的互聯網連接和手機聯繫。

涉及保密信息保護,員工還須能在安靜的環境接打電話,以免重要信息被他人竊聽。雇主可以要求準備文件存儲設備,並且應當能夠降低保密信息被第三方看到的風險。  

d. 保險範圍/健康與安全

依據員工補償條例(第 282 章)的規定,雇主必須要為員工購買保險。雇主應當注意其保單中是否含有居家辦公的規定,因為員工不在辦公室期間也可能會有意外發生。  

員工居家辦公時也應當盡到合理注意義務,如果出現疑似的健康和安全顧慮或者發生意外時,要立即通知雇主。雇主還應當採取必要的注意措施,向員工提供居家辦公所需的設備。

3. 準備居家工作

a. 所需設備

雇主應當考慮向員工提供辦公設備,包括筆記本電腦/台式電腦、文件存儲設備、打印機、碎紙機和手機等。同時還應向員工說明這些設備僅可用於工作,不得作他用。一般建議不可允許員工將私人設備用於工作。

b. 安全、保密和數據保護

居家辦公時,合同義務和員工政策(如有)中關於安全、保密和數據保護方面的規定將仍然適用。  

居家辦公之前,雇主應當認真了解保密政策,確保足以保護其業務,同時又符合法律規定。政策應當明確保密信息的授權使用與限制條件,可要求員工如遇到可能違反保密義務的情況,應當立即通知雇主。

4. 管理居家工作

a. 員工的注意事項

居家辦公的員工仍需遵守原職場關於行為和績效的所有規則、流程和標準。除了日常任務之外,這還包括:-

i. 要密切關注與雇主相關的新聞、事件和動態。  

ii. 要通過電話、郵件或視頻會議經常保持聯絡。

iii. 年假和病假方面的相關政策也同樣適用於居家辦公。員工如果因病因傷無法工作,則應當通知雇主。  

iv. 員工還要繼續遵守雇主的紀律政策。因此,居家辦公相關的所有行為或績效問題都應當按正常處理。

v. 員工仍要履行忠誠、誠信、盡責的義務,維護雇主的利益。工作期間,員工不得辦私事,或是為第三方工作。同樣,員工亦不可將居家辦公視為請假。  

b. 雇主的注意事項

雇主還需要考慮居家辦公帶來的其他實際影響:-

i. 員工很可能會感到孤立,或者需要指導和支持。因此,員工的經理和/或人力資源團隊成員必須接受充分的培訓,要了解潛在問題,並能夠通過電話或視頻會議為員工解決這些問題。  

ii. 在員工家中舉行會議,或者透露員工的住宅地址,都並非恰當做法,因為這可能會違反個人(數據)隱私條例(第 486 章)的規定。

5. 停止居家辦公的安排

居家辦公可以是臨時的,也可以是長期的。無論哪種情況,雇主和員工都應有權在合理情況下通知對方停止居家辦公的安排。

建議以書面形式明文列出通知要求以及終止理由。如果居家辦公安排是臨時的,可以明確規定時長。否則,最好明文規定居家辦公延長和/或終止的條件。  

結論

雇主一定要實施詳細的居家辦公政策,這一點至關重要。居家辦公政策能夠讓員工充分了解相關信息和指示,提高員工居家辦公的效率。政策還應當規定居家辦公期間遇到問題應當向誰求助。政策可包括員工何時適合此安排以及居家辦公的相關程序規定。

居家辦公有助於在 2019冠狀病毒病(COVID-19)疫情期間保證正常工作。只要有必要的技術和基礎設施,並且雇主和員工之間加強合作,就可以順利地實施居家辦公。

關於居家辦公及其他就業法律相關的法律問題,請聯繫高嘉力(Nick Gall) (nickgall@gallhk.com / +852 3405 7688)。

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